Openbaarheid van bestuur en inzage van het dossier

Het decreet van openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004 maakt een onderscheid tussen ‘passieve’ en ‘actieve’ openbaarheid. Actieve openbaarheid betreft de actieve informatieplicht van de overheid (= taak van de voorlichtingsambtenaar). Bij actieve openbaarheid verschaft de overheid uit eigen beweging informatie aan het publiek of individuen.

1. Recht op inzage

Het is vooral de passieve openbaarheid die implicaties heeft naar de werking van de provinciale kantoren. Onder passieve openbaarheid moeten we het recht van een persoon op inzage, uitleg, afschrift en verbetering of aanvulling van bestuursdocumenten verstaan. De aanvrager moet enkel belang aantonen voor wat betreft documenten van persoonlijke aard. Documenten van persoonlijke aard mogen wel zonder aantoning van belang openbaar gemaakt worden aan diegene over wie de documenten handelen.

Er zijn een aantal uitzonderingen op de openbaarheidsverplichting. Deze uitzonderingen gelden wanneer het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van één van de volgende belangen:

  • Het economisch, financieel of commercieel belang van de overheid;
  • De openbare orde en de veiligheid;
  • Het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen met het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap, met inbegrip van de betrekkingen met de federale overheid en met de andere gemeenschappen en gewesten;
  • Het vertrouwelijk karakter van de commerciële en de industriële gegevens die aan de overheid zijn meegedeeld.

 

Er is in geen geval openbaarheid indien:

  • de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bij wet vastgelegde geheimhoudingsverplichting;
  • de openbaarmaking afbreuk doet aan het vertrouwelijk karakter van persoonsgegevens (= bescherming van de persoonlijke levenssfeer) (tenzij de betrokken persoon ermee instemt);
  • de openbaarmaking afbreuk doet aan het geheim van de beraadslagingen van de Vlaamse regering en van de verantwoordelijke overheden die daarvan afhangen
  • ….

 

Medische gegevens (inclusief psychologische en psychiatrische gegevens) mogen bijvoorbeeld enkel via een vertrouwensarts openbaar gemaakt worden aan de betrokken persoon.

2. Doorgeven van informatie aan derden

Het VAPH verzamelt  en verwerkt gegevens met het oog op de uitvoering van de decretale opdrachten (vervat in het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het VAPH, dit is de rechtsgrond voor de verwerking). Het VAPH mag de gegevens waarover zij beschikt alleen verwerken en gebruiken voor dit doel. Ook de mededeling van gegevens is een verwerking en het is hierover dat onlangs een nieuwe regeling in voege is getreden.

Men komt binnen een provinciaal kantoor vaak in de situatie dat er per telefoon of per mail door derden gevraagd wordt om informatie uit het dossier van een bepaalde persoon met een handicap mee te delen.

Met derden worden alle andere personen bedoeld dan personeelsleden van het VAPH en de betrokken persoon met een handicap.

Afspraken

Als er per mail of telefoon info wordt opgevraagd moet altijd eerst gewezen worden op de mogelijkheid om samen met de persoon met een handicap of zijn wettelijke vertegenwoordiger “mijnvaph.be”  te consulteren.

Wil men toch info vanuit het provinciaal kantoor dan moeten de afspraken opgenomen in de tabel (zie infra)  gevolgd worden. Wanneer de tabel vermeldt dat een toestemming vereist is (TS) dan betekent dit dat de persoon met een handicap of zijn wettelijke vertegenwoordiger eerst een ondertekend toestemmingsformulier (toestemming om gegevens op te vragenper post of per mail moet overmaken aan het provinciaal kantoor. 

De persoon met een handicap kan ook op het aanvraagformulier (aanvraagformulier hulpmiddelen en aanpassingen) aanduiden welke informatie aan wie mag doorgegeven worden. Deze toestemming geldt voor alle gegevens over deze aanvraag. Voor een volgende aanvraag is een nieuw toestemmingsformulier vereist.

Het VAPH streeft ernaar om zoveel mogelijk de toestemming van de betrokken persoon met een handicap te verkrijgen alvorens gegevens over hem/haar aan derden mee te delen. Doch zou het evenwel te strikt zijn en niet altijd in het belang van de persoon met een handicap om in alle gevallen waarin de voorafgaande toestemming van de betrokken persoon met een handicap niet kan verkregen worden elke info categorisch te weigeren zeker als de vraagsteller een door het VAPH erkende of gesubsidieerde voorziening of een MDT is.

Stel bijvoorbeeld dat een internaat een kind heeft opgenomen maar de ouders/wettelijke vertegenwoordiger zijn onbereikbaar voor lange tijd dan kan een provinciaal kantoor informatie geven over de stand van zaken betreffende een andere aanvraag om ondersteuning. Let wel, het is evenwel zo dat medische gegevens (stoornis, handicapcodes, MDV, PAB-inschalingsverslag, medisch attest ICF,…) nooit kunnen worden meegedeeld zonder de toestemming van de betrokken persoon met een handicap of zijn wettelijke vertegenwoordiger. Dit alles geeft aan dat wanneer de toestemming door omstandigheden niet verleend kan worden de context van de vraag in acht genomen dient te worden. In geval van ernstige twijfel dient contact opgenomen te worden met de teamcoördinator die desgevallend een beslissing zal nemen over het al dan niet verlenen van de informatie.

 

De multidisciplinaire teams

Het VAPH streeft ernaar om de werking van de multidisciplinaire teams zoveel mogelijk te faciliteren en te ondersteunen. Daarom wordt het vanaf april 2016 mogelijk voor de MDT's om mits expliciete toestemming van de klant de beschikbare gegevens te raadplegen. Het formulier 'toestemming tot inzage' wordt ondertekend door de klant en bijgehouden door het MDT. Dit formulier kan opgevraagd worden door het Agentschap Inspectie. 

Via het klantenscherm van Helios (applicatie door de teams gebruikt om verslagen voor het VAPH op te maken) kan het MDT aangeven dat betrokkene de toestemming geeft tot inzage in het dossier. Om te vermijden dat deze toestemming zou misbruikt worden, kan dit veld nadien niet meer gewijzigd worden.

Eens deze toestemming werd gegeven, krijgt het MDT inzage in alle vroeger opgemaakt verslagen (multidisciplinaire verslagen, adviesrapporten, PAB-inshalingsverslagen) en de ingediende ondersteuningsplannen. In een latere fase (eind 2016) zal het via deze toestemming mogelijk zijn het dossier, zoals het door de klant zelf kan opgevolgd worden in "mijn.vaph",  te raadplegen.

Meer informatie hierover kan u ook vinden in de Helios handleiding - klantenscherm


Co-ouderschap

Co-ouderschap betekent dat de ouders, ook als ze niet meer samenleven, het ouderlijk gezag gezamenlijk blijven uitoefenen. Dit betekent o.a. dat de ouders samen (de ene niet zonder de andere) het opvoedingsrecht uitoefenen. Dit is de filosofische, godsdienstige en ideologische opvoeding van het kind: zijn taal, school, onderwijstype en beroep, lidmaatschap van organisaties van verenigingen, het ondergaan van belangrijke medische handelingen en chirurgische ingrepen, enzovoort.

Als personeelslid van het VAPH is niet altijd geweten wat de (recentste) echtelijke toestand van de ouders is. Je kunt die zaken immers niet systematisch gaan controleren. Doorgaans kan je ervan uitgaan dat de aanvrager (één ouder) de stilzwijgende instemming van de andere ouder met zich meedraagt. Indien je echter merkt dat de andere, niet-aanvragende ouder niet op de hoogte is van de eigenlijke aanvraag bij het VAPH of hier niet mee instemt, doe je er goed aan een document op te vragen die de juridische situatie t.a.v. het kind vaststelt (bv. het echtscheidingsvonnis). Indien de andere ouder bevestigt dat hij het niet eens is met de aanvraag, zullen beide ouders zich moeten wenden tot de familierechtbank. Wij kunnen de aanvraag niet verder behandelen tot hier duidelijkheid over is na tussenkomst van de rechtbank.

Kortom, als je er in een concrete situatie zeker van bent dat de ouders niet overeenkomen, ook niet wat betreft de gevraagde tussenkomst aan het VAPH, dan doe je er goed aan om schriftelijk na te gaan of de andere ouder instemt met de gevraagde ondersteuning. Je stuurt de andere ouder ook best een kopie van de beslissing.


 

Tabel ter verduidelijking

Wie?

Welke gegevens?

PMH

WV

 

MDT

Voorziening

CP zorgregie

DOP

Leverancier

Andere overheid

 

Andere

Persoon/Organisatie

vermeld op aanvraagformulier hulpmiddelen (voorheen A 001)

Identificatie

 

J

J

j

TS

TS

J

N

J

N

TS

Staza afhandeling aanvraag

J

J

j

TS

TS

J

N

J

N

 TS

Erkenning als PMH

J

J

j

TS

TS

J

N

J

N

TS

Toegewezen ondersteuningsvormen ( ZIN, PAB, IMB)/ toewijzings

beslissingen

J

J

J

TS

TS

J

N

J

N

 TS

Medische info

(stoornis, handicapcode)

J

J

TS

TS

TS

TS

N

N

N

 TS

MDV

 

J

J

TS

TS

TS

TS

N

N

N

TS

PAB-inschalings-

verslag

J

J

TS

TS

TS

TS

N

N

N

 TS

Medisch attest ICF

J

J

TS

TS

TS

TS

N

N

N

TS

Vragen over openstaande bedragen/IMB

J

J

J

TS

TS

N

N

J

N

TS

(1) TS: er is een schriftelijke en voorafgaande toestemming van de persoon met handicap of zijn wettelijke vertegenwoordiger nodig.

Toelichting bij de tabel 

1. De persoon met een handicap

Voor een meerderjarige persoon met een handicap zonder beschermingsstatuut d.i .zonder wettelijke vertegenwoordiger is er geen probleem en kunnen alle gegevens uit het dossier worden meegedeeld met dien verstande dat bij het meedelen van medische gegevens andere dan een doelgroep in het kader van een zorgvraag omzichtig moet omgegaan worden.

Als het om een minderjarige persoon met een handicap gaat, kan dit in principe ook als deze persoon bekwaam wordt geacht om over zijn belangen te oordelen. Aangezien het voor een personeelslid van een provinciaal kantoor onmogelijk is om dit te beoordelen is hier voorzichtigheid geboden en kan misschien best gerefereerd worden naar de wettelijke vertegenwoordiger. Hetzelfde geldt voor een meerderjarige persoon met een handicap met een beschermingsstatuut.

2. De wettelijke vertegenwoordiger  

Aan de wettelijke vertegenwoordiger, zoals o.a. een ouder of  een voogd kunnen alle gegevens uit het dossier meegedeeld worden voor zover de vraag wordt gesteld in het kader van een lopende aanvraag  om ondersteuning of met het oog op een nieuwe aanvraag om ondersteuning.

Wat betreft het doorgeven van info kan een voorlopig bewindvoerder niet helemaal gelijkgesteld worden met een wettelijk vertegenwoordiger. De gegevens  in verband met de stand van zaken van de afhandeling van de aanvraag, erkenning als persoon met een handicap en toegewezen ondersteuningsvormen kunnen steeds meegedeeld worden. Medische info, MDV, PAB-inschalingsverslag en ICF-attest worden in principe niet meegedeeld aan de voorlopige bewindvoerder. In principe en voor zover mogelijk moet de betrokken persoon met een handicap akkoord gaan met het meedelen van medische info. In heel wat gevallen wordt een voorlopig bewindvoerder aangesteld voor personen die geheel onbekwaam zijn. In dit geval kunnen zij ook hun toestemming niet verlenen en kan voor zover dit nodig zou zijn toch medische info worden meegedeeld aan de bewindvoerder.

zie ook voor verdere informatie Het begrip wettelijke vertegenwoordiger 

3. Overheden (OCMW, CAW, enz….)

Overheden kunnen informatie opvragen met het oog op het vervullen van hun eigen opdrachten. Deze info kan niet gegeven worden tenzij met toestemming van de betrokken persoon met een handicap. Het VAPH verzamelt en verwerkt alleen gegevens voor de uitvoering van haar eigen opdrachten. 

Een overheid (bijvoorbeeld OCMW of CAW) kan ook info opvragen uit het dossier van een persoon met een handicap op vraag van de persoon met een handicap. Dit kan in principe alleen als er een schriftelijke toestemming is van de betrokken persoon. Als de vraagsteller evenwel vermeldt dat de persoon aanwezig is dan kan wel info worden gegeven  zonder schriftelijke toestemming. Men kan er dan van uitgaan dat de toestemming er is. Men kan de dienst ook wijzen op de mogelijkheid om samen met de persoon of zijn wettelijke vertegenwoordiger “mijn vaph” te consulteren.

4. Organisatie/personen vermeld op het  aanvraagformulier hulpmiddelen en aanpassingen (voorheen A001-formulier)

In dit formulier  is er een rubriek opgenomen die specifiek handelt over de persoon of organisatie die de persoon bijstaat bij het indienen van de aanvraag. In deze rubriek wordt ook naar de toestemming van de persoon of zijn wettelijke vertegenwoordiger gevraagd om alle of sommige gegevens mee te delen aan die persoon of organisatie.

 Het meedelen van gegevens aan deze persoon of organisatie is afhankelijk van de verleende toestemming.


Heb je vragen of opmerkingen over dit onderwerp ? 
Mail naar toeleiding@vaph.be
Comments