Schrapping van een dossier


De reglementering m.b.t. het VAPH (meer in het bijzonder het decreet van 7 mei 2004 houdende oprichting van het VAPH) voorziet dat iemand die ondersteuning tot maatschappelijke integratie wenst, een aanvraag hiertoe kan indienen bij het agentschap. Het VAPH kan slechts ondersteuning verlenen aan de personen die beantwoorden aan de definitie van handicap, vermeld in artikel 2 van het decreet van 7 mei 2004.

De PEC is bevoegd om te oordelen of iemand een persoon met een handicap is of niet. De PEC beoordeelt tevens de nood aan de gevraagde ondersteuning en stelt een integratieprotocol op, dit bepaalt waaruit deze ondersteuning moet bestaan. Als de PEC heeft geoordeeld dat een aanvrager een persoon met een handicap is en nood heeft aan de gevraagde ondersteuning, kan het VAPH na aftoetsing van de reglementaire voorwaarden een positieve beslissing over de toewijzing van de gevraagde ondersteuning nemen.

Een persoon die zijn dossier wil laten schrappen, wil door het VAPH niet langer als persoon met een handicap (zoals vermeld in artikel 2 van het decreet van 7 mei 2004) erkend worden. Als een persoon niet langer erkend wordt als een persoon met een handicap kan hij niet langer aanspraak maken op ondersteuning vanwege het VAPH, aangezien niet langer wordt voldaan aan de decretale voorwaarde. Een vraag tot schrapping van het dossier heeft tot gevolg dat de betrokken persoon afstand doet van de rechten die hem door het VAPH werden toegekend in de positieve beslissingen. Attesten die uitgereikt werden voor het bekomen van één of ander voordeel, bijvoorbeeld om het bekomen van korting op het inschrijvingsgeld voor het volgen van een opleiding, kunnen niet teruggevorderd worden.

Wanneer betrokkene later opnieuw een vraag tot ondersteuning zou indienen, wordt deze vraag terug als eerste aanvraag geregistreerd.


1. Gevolgen van de schrapping van een dossier

  • het VAPH erkent de betrokken persoon niet langer als een persoon met handicap; 
  • de in hoofde van de betrokken persoon met een handicap genomen positieve beslissingen over toekenning van ondersteuning worden opgeheven, ze houden op te bestaan met ingang van de datum van de beslissing tot schrapping van het dossier. 

Dit heeft uiteraard gevolgen voor de persoon met een handicap en de reeds eerder genomen beslissing door het VAPH.

1.1 Individuele materiële bijstand – IMB

  • Het toegekende hulpmiddel werd nog niet aangekocht: 
de beslissing kan niet meer aangewend worden na schrapping van het dossier, er kan geen tussenkomst in de kosten meer verleend worden door het VAPH. 

  • Het toegekende hulpmiddel werd aangekocht, maar nog niet terugbetaald: 
er kan geen terugbetaling meer gebeuren na schrapping van het dossier. Het lijkt ons echter onwaarschijnlijk dat iemand een vraag tot schrapping van zijn dossier indient, indien er nog aangekochte hulpmiddelen zijn die niet werden terugbetaald. 

  • Lopende beslissingen bijvoorbeeld onderhoud en herstel: 
vanaf de datum van schrapping van het dossier kan geen onderhoud en herstel meer betaald worden ongeacht het feit of er nog een restbedrag was of niet. 

1.2 Ondersteuning vanuit de zorgsector

  • Een persoon heeft een geldig ticket, maar maakt er nog geen gebruik van op het moment van de vraag tot schrapping van het dossier. Het ticket vervalt, het recht op ondersteuning vanuit het VAPH vervalt vanaf de datum van schrapping van het dossier. 
  • Maakt de persoon wel gebruik van het ticket, dan houdt het recht op subsidiëring van de zorg op te bestaan met ingang van de datum van schrapping van het dossier. Betrokkene kan vanaf de schrapping van zijn dossier niet langer gebruik maken van de ondersteuning vanuit het VAPH. 

Opgelet bij minderjarigen !

Een vraag tot schrapping van een dossier is niet mogelijk wanneer een minderjarige in een voorziening werd opgenomen op grond van een verwijzing door het comité voor de bijzondere jeugdbijstand of op grond van een vonnis van de jeugdrechter. 

1.3 Het persoonlijke assistentiebudget - PAB

Er werd een PAB toegekend aan een persoon en deze vraagt vervolgens om schrapping van zijn dossier. De betrokkene kan niet langer beroep doen op een PAB.

In het kader van PAB wordt er gewerkt met voorschotten en afrekeningen. Bij de schrapping van een dossier zal een afrekening gemaakt worden op basis van de reeds betaalde voorschotten en de gemaakte kosten tot de datum van schrapping van het dossier. Dit kan tot gevolg hebben dat uitgekeerde voorschotten gedeeltelijk teruggevorderd worden.
 

1.4 persoonsvolgend budget 

Er werd een persoonsvolgend budget toegekend aan een persoon en deze vraagt vervolgens om schrapping van zijn dossier. De betrokkene kan niet langer beroep doen op zijn persoonsvolgend budget . 
De praktische verwerking hiervan zal verschillend verlopen naargelang de persoon gekozen heeft voor cash, voucher of combinatie van beiden. 

Aangezien de eerste PVB's pas toegekend worden vanaf 1 september 2016 zal meer informatie over de praktische gevolgen van een schrapping van een dossier met aanvraag PVB later verstrekt worden.  

1.5 Tewerkstelling – VDAB

Op basis van artikel 3 van het BVR van 18.07.2008 betreffende de professionele integratie van personen met een handicap worden de personen met een handicap erkend door het VAPH als personen met een indicatie van een arbeidshandicap. Ze behoren daarmee tot de categorieën van personen aan wie de VDAB bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen kan toekennen.

De personen aan wie het Vlaams Fonds tewerkstellingsondersteunende maatregelen had toegekend, behouden deze rechten.

Met het oog op de vaststelling van een indicatie van arbeidshandicap door de VDAB maakt het VAPH gegevens in verband met de erkenning als een persoon met een handicap over aan de VDAB.

In het kader van de overdracht van bevoegdheden van het VAPH naar de VDAB voor wat betreft de professionele integratie van personen met een handicap (september 2008) werden de gegevens van personen met een handicap die een positieve beslissing voor ondersteuning bij werk hadden door het VAPH overgemaakt aan de VDAB. De gegevens van personen die nadien nog een positieve beslissing voor ondersteuning bij werk kregen (overgangsfase) evenals de wijzigingen in deze VAPH-dossiers worden systematisch aan de VDAB overgemaakt.

In geval van vraag tot schrapping van een dossier dient te worden nagegaan of er gegevens over deze persoon werden overgemaakt aan de VDAB. Is dit het geval dan moeten de gewijzigde gegevens (schrapping van het dossier) eveneens overgemaakt worden aan de VDAB.

Er wordt zowel schriftelijk als per mail een kopie van de “Beslissing tot schrapping van het dossier” overgemaakt aan de diensten van de VDAB. Na de nodige registratie in hun eigen systeem, zal de betrokkene ook door de VDAB op de hoogte gebracht worden van de gevolgen naar aanleiding van de schrapping van het dossier bij het VAPH. 

1.6 Gratis abonnement De Lijn

Personen die door het VAPH worden erkend als personen met een handicap krijgen van De LIJN een gratis pasje met een geldigheidsduur van 5 jaar. Maandelijks worden, via de kruispuntbank sociale zekerheid, de afgesproken gegevens van de door het VAPH erkende personen met een handicap aan De Lijn overgemaakt.

Momenteel zijn alle pasjes van De Lijn geldig tot eind 2017. Een schrapping van het dossier bij het VAPH heeft tot gevolg dat het pasje van De Lijn nog verder kan gebruikt worden tijdens de geldigheidsperiode. Het pasje wordt niet ingetrokken, het zal echter niet meer verlengd worden.


2. Dossiergegevens na schrapping van het dossier

Sinds 2010 worden geen papieren dossiers meer aangemaakt waardoor de Provinciale kantoren enkel nog beschikken over een elektronisch dossier. In dat dossier moet duidelijk worden aangebracht dat de persoon met ingang van een bepaalde datum niet meer erkend wordt als een persoon met een handicap en vanaf die datum ook geen aanspraak meer kan maken op ondersteuning vanwege het agentschap. 

Het elektronisch dossier

  • de rubriek handicap wordt 'neen' en krijgt een einddatum 
  • de beslissingen moeten een einddatum krijgen 

Hier kan dezelfde praktijk worden gehanteerd als deze voor andere afgesloten dossiers, bijvoorbeeld de dossiers van personen die overleden zijn.

De gegevens blijven in de databank beschikbaar, maar bij het openen van het dossier krijgt men automatisch een pop up met de vermelding “Het dossier werd op aanvraag van betrokkene geschrapt”. 

In eerste instantie kan dit volstaan. Op termijn zal het VAPH een beleid moeten opstellen in verband met de bewaring en verwijdering van digitale gegevens. De verwijdering van de digitale dossiers van uitgeschreven personen met een handicap kan in functie van dit beleid bekeken worden.

De dossiergegevens moeten niet onmiddellijk worden verwijderd. Er zijn immers nog een aantal wettelijke bepalingen die het bewaren van de gegevens gedurende langere termijn verantwoorden o.a.:
  • Volgens artikel 26 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 7 mei 2004 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de controle inzake subsidies en de controle door het Rekenhof, moeten alle boekhoudstukken bewaard worden gedurende een periode van 10 jaar die aanvangt op de eerste januari volgend op het jaar waarop het boekhoudstuk betrekking heeft. Voor stukken die niet dienen als bewijs tegen derden, wordt de bewaringstermijn beperkt tot minimum drie jaar. Boekhoudingsgegevens mogen bijgevolg 10 jaar bewaard worden. 
  • Openbaarheid van bestuursdocumenten 
  • Archiefwetgeving 

Het papieren dossier


Voor wat de archivering betreft is het VAPH momenteel bezig met de opmaak van een documentbeheersplan. Het bewaren en eventueel verwijderen van papieren dossiers kan gebeuren volgens de afspraken die in dit verband zullen gemaakt worden.

Mijn VAPH


Het  Provinciaal kantoor contacteert Pieter Adriaens – Pieter.adriaens@vaph.be die de nodige stappen zal ondernemen om ook in “mijn VAPH” de gegevens de schrappen.



Heb je vragen of opmerkingen over dit onderwerp ? 
Mail naar toeleiding@vaph.be
Comments